
Napisałeś tekst dla klienta / przygotowałeś grafikę / zmontowałeś film instruktażowy – gratulacje, ale to dopiero połowa sukcesu. Teraz należy uzbroić się w grubą skórę, żeby to dzieło przeszło przez młyn komentarzy i ujrzało światło dzienne.
Oto mój sposób na przejście tego procesu w sposób jak najmniej bolesny, który powstał na podstawie doświadczenia w pracy zarówno po stronie dostawców treści, jak i klientów – małych marek i międzynarodowych gigantów. Mam więc nadzieję, że okaże się uniwersalny.
1. Uzyskuj akceptację szkicu materiału
Początki pracy z nowym klientem lub podwykonawcą bywają trudne. Obie strony muszą się poznać. Przed poświęceniem długich godzin na tworzenie materiału, można przedstawić szkic pracy – opis, tytuł, wylistowany plan. Nie jest to punkt obowiązkowy, ale w wielu przypadkach może pomóc.
2. Ogranicz liczbę osób decyzyjnych
Jeśli jesteś wykonawcą, prawdopodobnie nie masz na to wpływu. Jednak jeśli pracujesz po stronie klienta, ogranicz liczbę osób decyzyjnych na tyle, na ile to możliwe.
Stare przysłowie „Gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść” jest niestety idealnym odzwierciedleniem procesu akceptacji prac kreatywnych. Po pierwsze, każda z osób biorących udział w tym procesie prawdopodobnie będzie mieć nieco odmienny pogląd na to, jak powinna wyglądać wersja ostateczna.
Po drugie, wiele osób czuje, że musi się wykazać jakąś aktywnością – przecież głupio napisać „nie mam uwag”, bo to by oznaczało, że nie wykazuje się aktywną postawą – trzeba więc wtrącić swoje trzy grosze. W międzynarodowej firmie nad jednym tekstem pracuje czasem kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt osób, a cała akceptacja potrafi się wydłużyć do nawet kilku miesięcy. W tym czasie informacja prasowa może już dawno przestać być newsem. Dlatego ważne, aby do zgłaszania poprawek wybierać tylko osoby, które rzeczywiście są niezbędne.
3. Stwórz harmonogram procesu
Rozpoczynając proces akceptacji materiału, stwórz harmonogram i przypisz do poszczególnych punktów strony zaangażowane. Podaj konkretne, REALNE daty, do których powinny zostać zgłoszone uwagi i do kiedy zostaną wprowadzone poprawki, a także kiedy wszyscy zainteresowani otrzymają ostateczną wersję materiału.
4. Ogranicz liczbę poprawek
Ustal liczbę serii poprawek – tzn. ile razy klient może odsyłać uwagi. Z moich doświadczeń wynika, że nawet w dużych firmach wystarczą trzy. Nie ma nic trudniejszego w przeprowadzeniu procesu akceptacji niż wprowadzanie pojedynczych uwag w nieskończoność. Najlepiej zebrać je od wszystkich zaangażowanych na danym etapie i przekazać do osoby tworzącej materiał w jednym pliku:
- jeśli jest to plik Word – w opcji śledzenia zmian
- w PDF – w komentarzach bezpośrednio w pliku
- w przypadku grafiki w pliku JPG / PNG – rysując strzałki, zaznaczając konkrety na grafice.
5. Zbieraj konkretne uwagi
Komentarze typu „nie podoba mi się ten układ”, „coś mi nie leży w tym akapicie”, „brzydki kolor” nic nie wnoszą. Jeśli tworzysz treści, proś o konkrety. Jeśli koordynujesz proces akceptacji po stronie klienta, edukuj zaangażowanych. Twórca contentu zazwyczaj nie umie wróżyć z fusów, nie wie, co siedzi w głowie akceptującego i może strzelać na oślep w nieskończoność. Lepiej:
„Nie podoba mi się ten układ.” –> „Przesunąłbym ten fragment tu i tu, a tę sekcję usunął.”
„Coś mi nie leży w tym akapicie.” –> Co konkretnie? Język? Treść? Dane? Długość akapitu? Źle się go czyta?
„Brzydki kolor.” –> „Wolałbym zmienić kolor na ….”
6. Edukuj o konsekwencji opóźnień
Ten punkt jest ważny głównie w dużych firmach. Materiał musi czasem przejść przez wiele osób, dla których – nie oszukujmy się – nie jest on priorytetem w codziennych obowiązkach i możemy czekać na ich uwagi nawet całymi tygodniami. Aby tego uniknąć, w pierwszym mailu z harmonogramem, piszmy, dlaczego ważne jest dotrzymanie wskazanych terminów – pokazujmy, że ścieżka akceptacji jest długa, że materiał powinniśmy opublikować do dnia X, ponieważ w przeciwnym wypadku nie będzie już newsowy, że materiał pomoże w sprzedaniu danej usługi itp.
7. Korzystaj z narzędzi wspomagających pracę zespołową
Dla mnie takim narzędziem jest Trello. Jest to wirtualna tablica, na której tworzy się kolumny, odpowiadające np. poszczególnym etapom procesu akceptacji, takim jak „Nowe materiały” / „W akceptacji działu X” / „W akceptacji zarządu”. Do kolumny początkowej (np. „Nowe materiały”) dodajemy karty z nowymi projektami – załączamy materiały do nich oraz pliki uwzględniające poprawki, „podpinamy” osoby zainteresowane, wymieniamy się komunikacją. Następnie kartę przesuwamy do kolejnych kolumn – etapów akceptacji. Dzięki temu zachowujemy porządek w komunikacji i wszyscy zaangażowani w proces mogą na bieżąco śledzić stan realizacji danego projektu.
Teraz pozostaje już tylko uzbroić się w cierpliwość i pchać ten projektowy wózek, aż do publikacji. Powodzenia!