Do napisania niektórych tekstów nie wystarczy przeprowadzenie researchu w internecie i przeczytanie informacji na stronie klienta. W przygotowaniu bardziej skomplikowanych materiałów, do których konieczna jest wiedza ekspercka i wgląd w działanie produktu czy usługi lub realizację projektu, kluczowe jest umiejętne przeprowadzenie wywiadu z przedstawicielami firmy. Bardzo często jest to tzw. subject-matter expert (SME).
Subject-matter expert to specjalista w danej organizacji, który ma głęboką wiedzę dotyczącą wybranej tematyki, procesu, technologii, urządzeń czy rozwiązań.
Tworząc teksty dla klienta z branży technologicznej, eksperci są dla mnie głównym źródłem informacji. Efektywne realizowanie rozmów z ekspertami jest jednak sztuką, której trzeba się nauczyć. Zobacz wskazówki, jak przygotować i przeprowadzić taki wywiad.
1. Umów wywiad z wyprzedzeniem
Kiedy dostaję zlecenie na przygotowanie materiału, do którego muszę porozmawiać z przedstawicielami firmy / ekspertami w danej dziedzinie, staram się jak najszybciej z nimi skontaktować w celu umówienia terminu rozmowy. Są to zazwyczaj osoby bardzo zajęte, więc mogą nie mieć czasu nawet przez kilka dni. Wywiadu nie należy odwlekać do końca terminu, jaki dostaliśmy na przygotowanie tekstu z jeszcze jednego powodu. Z doświadczenia wiem, że w trakcie rozmowy może się okazać, że warto porozmawiać także z dodatkowymi osobami, które wskazuje rozmówca – to oznacza, że będziemy potrzebować więcej czasu na spotkania z nimi.
Mój pierwszy kontakt z rozmówcą to zawsze jedynie ustalenie, kiedy ma dojść do właściwej rozmowy. Nawet jeśli nie planuję bezpośredniego spotkania, nie dzwonię z nadzieją, że od razu uda mi się otrzymać odpowiedzi na pytania, ponieważ nie chcę, żeby mój rozmówca udzielał ich w biegu. Zależy mi też, aby miał czas na ewentualne przygotowanie się.
2. Unikaj dużych grup
Zdarza się, że w projekt zaangażowanych jest kilka osób. Zazwyczaj podczas spotkania rozmawiam z jednym ekspertem, ale wywiad z dwoma rozmówcami jednocześnie także potrafi być bardzo efektywny, ponieważ uzupełniają oni swoje informacje. Nie ryzykuję jednak prowadzenia rozmowy z większą grupą, gdyż o wiele trudniej przeprowadzić ją w sprawny sposób i w pełnej koncentracji.
3. Przygotuj rozmówcę
Kontaktując się z rozmówcą w celu ustalenia terminu wywiadu, dobrze jest określić, ile mniej więcej potrwa rozmowa, jaki jest jej cel. W przypadku konieczności omówienia kompleksowego tematu warto przesłać uprzednio agendę spotkania lub listę najważniejszych zagadnień.
4. Zrób research
Uważam, że do rozmowy z ekspertem należy się przygotować. Widziałam sytuacje, w których copywriter przychodził na spotkanie z nastawieniem, że jest ono właśnie po to, żeby dowiedzieć się wszystkiego od A do Z. Moim zdaniem warto odrobić wcześniej pracę domową – z kilku względów:
- z szacunku dla rozmówcy;
- ponieważ niektórych ekspertów drażni u pisarzy brak choćby podstawowej wiedzy na omawiany przez ich temat;
- ponieważ w zdecydowanej większości przypadków nie należy liczyć, że ekspert sam opowie o temacie w wyczerpujący sposób – to pisarz musi prowadzić rozmowę i wiedzieć, o co zapytać.
Zrób więc porządny research na temat, o którym będziesz rozmawiać – przejrzyj materiały, które otrzymasz od klienta (np. brief, katalogi) oraz materiały, które znajdziesz w internecie.
5. Przygotuj listę pytań
Zawsze prowadzę rozmowę w oparciu o przygotowaną wcześniej listą pytań. Na początku podsumowuję podstawowe informacje, jakie znalazłam na temat projektu – jest to też dla mnie szansa na weryfikację, czy wiadomości, jakie posiadam, są prawdziwe. Zaczynam od prostych pytań, na rozgrzewkę, żeby przełamać lody, „rozgadać się” i oswoić ze stylem komunikacji rozmówcy.
W trakcie rozmowy odhaczam zadane pytania, żeby się nie pogubić i mieć pewność, że zdobyłam wszystkie potrzebne mi odpowiedzi. Zanim wykształciłam ten nawyk, parę razy zdarzyło mi się pominąć jakiś istotny punkt i musiałam z nim wracać do rozmówcy.
6. Dochodź do sedna sprawy
Upewniaj się, że dobrze rozumiesz informacje, jakie przekazuje Ci ekspert. Nawet po przeprowadzeniu porządnego researchu możesz nie rozumieć wszystkiego, o czym rozmawiacie. Nie bój się zadawać pytań pomocniczych. Dobrą techniką jest też powtórzenie własnymi słowami tego, co przed chwilą powiedział rozmówca, aby upewnić się, że dobrze rozumiesz. Jeśli prowadzisz spotkanie na żywo, warto również zadbać o dodatkowy papier i flamaster lub flipchart dla eksperta – czasem niektóre zagadnienia najprościej jest wytłumaczyć rozrysowując je.
Często zdarza się też, że rozmówca jest mało wylewny. Aby uniknąć sytuacji, w której będzie on udzielał jedynie odpowiedzi w stylu: tak / nie, staraj się zadawać pytania otwarte.
Mam też wrażenie, że eksperci z branż związanych z technologiami nierzadko mają tendencję do zagłębiania się w techniczne detale danego rozwiązania, ale bez osadzania go w szerszym kontekście. To, o czym należy więc pamiętać, to zadawanie pytań, które wskażą przyczyny, dla których np. zdecydowano się na daną inwestycję lub zastosowano dane rozwiązanie i które pokażą, jakie korzyści będą mieć użytkownicy czy klienci.
Więcej o języku korzyści przeczytasz we wpisie „Sprzedawaj korzyści, nie produkty”.
7. Rób notatki i nagrywaj
Artykuły i informacje prasowe, które opracowuję na podstawie rozmów z ekspertami, często dotyczą bardzo skomplikowanych tematów i wymagają stosowania fachowej terminologii. W większości przypadków nagrywam więc wywiady, oczywiście po uzyskaniu zgody rozmówcy – to bardzo ułatwia mi pracę. Jednocześnie robię notatki – tak naprawdę to one służą mi jako podstawa do opracowania tekstu, szczególnie że nigdy nie wiadomo, czy podczas nagrywania nie wystąpił jakiś problem. Mimo to nagrania już nie raz mnie uratowały. Często do nich wracam, żeby upewnić się, że dobrze coś zanotowałam albo by przypomnieć sobie niektóre informacje.
8. Nie bój się follow-upu po wywiadzie
Na koniec rozmowy zawsze dziękuję za poświęcony czas – to niby trywialne, ale mam wrażenie, że niektórzy zapominają o magii takich gestów. Upewniam się także, czy w przypadku ewentualnych dodatkowych pytań będę mogła jeszcze skontaktować się z rozmówcą mailowo lub telefonicznie – zdarza się, że po przejrzeniu notatek, w trakcie pisania tekstu, pojawiają się jeszcze pewne niejasności.
Z umiejętnie poprowadzonego spotkania z ekspertem powinniśmy wyjść z mnóstwem nowych informacji i prawdopodobnie sporym plikiem notatek. Po nim pora na sortowanie informacji, przygotowanie planu tekstu i jesteśmy gotowi do pisania.
Szukasz copywritera do przygotowania skomplikowanych artykułów? Dobrze trafiłeś.
Przypnij na Pintereście i zachowaj na później:
